[1] 서류보관 근거
관세법 제12조(장부 등의 보관)
① 이 법에 따라 가격신고, 납세신고, 수출입신고, 반송신고, 보세화물반출입신고, 보세운송신고를 하거나 적재화물목록을 제출한 자는 신고 또는 제출한 자료의 내용을 증빙할 수 있는 장부 및 증거서류(신고필증을 포함한다. 이하 이 조에서 같다)를 성실하게 작성하여 신고 또는 자료를 제출한 날부터 5년의 범위에서 대통령령으로 정하는 기간 동안 갖추어 두어야 한다
. 이 경우 장부 및 증거서류 중 제37조의4제1항 및 제2항에 따라 세관장이 제30조제3항제4호에 따른 특수관계에 있는 자에게 제출하도록 요구할 수 있는 자료의 경우에는 「소득세법」 제6조 또는 「법인세법」 제9조에 따른 납세지(「소득세법」 제9조 또는 「법인세법」 제10조에 따라 국세청장이나 관할지방국세청장이 지정하는 납세지를 포함한다)에 갖추어 두어야 한다.
관세법 제12조에 따라 수출입신고 등 관세법에 따른 신고, 제출 서류를 일정기간동안 보관해야 합니다.
이를 서류보관 의무라고 하는데요. 법에서 정한 기간동안 서류를 보관하지 않으면 관세법 제276조 제3항에 의거하여 2천만 원 이하의 벌금에 처해질 수 있습니다.(과실인 경우 300만 원 이하)
서류는 수출/수입이냐 그외 서류이냐 에 따라 보관기간이 달라지게 되는데요. 대표적으로 수출과 수입으로 나누어서 정리해보았습니다.
[2] 서류보관기간
1. 수출서류
관세법시행령 제3조(장부 등의 보관) ①법 제12조제1항 전단에서 "대통령령으로 정하는 기간"이란 다음 각 호의 구분에 따른 기간을 말한다.
2. 다음 각 목의 어느 하나에 해당하는 서류: 해당 신고에 대한 수리일부터 3년
가. 수출신고필증
나. 반송신고필증
다. 수출물품·반송물품 가격결정에 관한 자료
라. 수출거래·반송거래 관련 계약서 또는 이에 갈음하는 서류
먼저 수출과 관련된 서류입니다.
수출신고필증, 반송신고필증, 수출/반송물품의 가격결정에 관한 자료, 관련 계약서 및 이에 갈음하는 서류는 수출/반송신고가 수리된 날로부터 3년간 보관해야 합니다.
신고자료는 마이크로필름이나 광디스크 등 자료전달 및 보관매체에 보관할 수 있습니다.
2. 수입서류
관세법시행령 제3조(장부 등의 보관) ①법 제12조제1항 전단에서 "대통령령으로 정하는 기간"이란 다음 각 호의 구분에 따른 기간을 말한다.
1. 다음 각 목의 어느 하나에 해당하는 서류: 해당 신고에 대한 수리일부터 5년
가. 수입신고필증
나. 수입거래관련 계약서 또는 이에 갈음하는 서류
다. 제237조에 따른 지식재산권의 거래에 관련된 계약서 또는 이에 갈음하는 서류
라. 수입물품 가격결정에 관한 자료
수입신고필증, 수입거래관련 계약서 등의 서류와 가격결정에 관한 자료 등이 수입서류의 범위에 해당하고요. 수입의 경우에는 신고에 대한 수리일로부터 5년간 보관해야 합니다. 수입물품에 대한 관세 등 세금의 부과제척기간이 5년이기 때문에 수입서류의 보관기간 역시 수리일로부터 5년으로 규정하고 있습니다.
수출은 관세사를 통하지 않고 수출자(화주)가 직접 신고하는 경우가 종종 있는데요. 수입은 관세 등 세금이 발생하고 수출에 비해 복잡하기 때문에 거의 대부분의 업체가 관세대리인을 통해 수입신고를 하게 됩니다.
그래서 수입통관사무처리에관한고시에서는 신고인의 서류보관 및 관리 의무에 대해 규정하고 있습니다.
수입통관사무처리에관한고시 제41조(신고인의 서류보관·관리)
① 신고인은 법 제248조제1항 단서에 따라 신고필증을 교부받은 경우에는 제15조에 따른 서류를 신고인별, 신고번호순으로 보관·관리해야 하며 세관장이 업무상 필요에 의하여 신고서류를 요구할 경우 이를 즉시 제출해야 한다.
② 신고인이 폐업신고를 한 경우에는 보관중인 서류목록을 작성하여 해당 서류와 함께 통관지 세관장 또는 관할지 세관장에게 해당사유가 발생한 날로부터 15일 이내에 제출해야 한다. 다만, 관세사가 사무소 형태변경, 관할지 변경 등 일시적 사유로 폐업신고를 하는 경우에는 포함하지 아니한다.
④ 신고인은 제1항에 따른 신고자료를 마이크로 필름·광디스크·ERP시스템 등 자료전달 및 보관매체에 의하여 보관할 수 있다.
상기 규정에 따라 수입신고필증은 신고인별 - 신고번호순으로 보관해야 하고, 세관에서 요구하면 즉시 제출할 수 있어야 합니다.
[3] 서류보관기준
관세법 제12조(장부 등의 보관)
② 제1항에 따라 장부 및 증거서류를 작성·보관하여야 하는 자는 그 장부와 증거서류의 전부 또는 일부를 「전자문서 및 전자거래 기본법」에 따른 정보처리시스템을 이용하여 작성할 수 있다. 이 경우 그 처리과정 등을 대통령령으로 정하는 기준에 따라 디스켓 또는 그 밖의 정보보존 장치에 보존하여야 한다.
③ 제1항을 적용하는 경우 「전자문서 및 전자거래 기본법」에 따른 전자문서로 작성하거나 같은 법 제5조제2항에 따른 전자화문서로 변환하여 같은 법 제31조의2에 따른 공인전자문서센터에 보관한 경우에는 제1항에 따라 장부 및 증거서류를 갖춘 것으로 본다. 다만, 계약서 등 위조·변조하기 쉬운 장부 및 증거서류로서 대통령령으로 정하는 것은 그러하지 아니하다.
보관해야 하는 수출입서류는 상기 규정에 따라 정보처리시스템을 이용하여 작성, 보관할 수 있는데요. 다만, 아래 기준에 따라 디스켓이나 그밖의 정보보존장치에 정해진 기간동안 보관해야 합니다.
1. 자료를 저장하거나 저장된 자료를 수정·추가 또는 삭제하는 절차·방법 등 정보보존 장치의 생산과 이용에 관련된 전산시스템의 개발과 운영에 관한 기록을 보관할 것
2. 정보보존 장치에 저장된 자료의 내용을 쉽게 확인할 수 있도록 하거나 이를 문서화할 수 있는 장치와 절차가 마련되어 있어야 하며, 필요시 다른 정보보존 장치에 복제가 가능하도록 되어 있을 것
3. 정보보존 장치가 거래 내용 및 변동사항을 포괄하고 있어야 하며, 과세표준과 세액을 결정할 수 있도록 검색과 이용이 가능한 형태로 보존되어 있을 것
상기 기준에 따라 정보처리시스템에 보관한 경우에는 관세법에 따른 서류보관의무를 이행한 것으로 보는데요. 다만 아래에 해당하는 서류들은 서류 원본으로 보관하셔야 하는 점 유의하시기 바랍니다.
(1) 「상법 시행령」 등 다른 법령에 따라 원본을 보존해야 하는 문서
(2) 등기·등록 또는 명의개서가 필요한 자산의 취득 및 양도와 관련하여 기명날인 또는 서명한 계약서
(3) 소송과 관련하여 제출·접수한 서류 및 판결문 사본. (다만, 재발급이 가능한 서류는 제외)
(4) 인가·허가와 관련하여 제출·접수한 서류 및 인가증·허가증. (다만, 재발급이 가능한 서류는 제외)
함께 보면 좋은 글